Inleiding

De Compaan HR website wordt beheerd door Julia Veenendaal. Haar gegevens zijn: Julia Veenendaal, Enghlaan 26, 3451 SK VLEUTEN. Compaan HR is geregistreerd onder KvK nummer 78142121.

Als opdrachtnemer van diverse klanten, veelal werkgevers met medewerkers in loondienst, waarvoor Compaan HR werkzaamheden verricht, vraagt en verwerkt Compaan HR regelmatig persoonlijke gegevens van sollicitanten of medewerkers van klanten. De werkgever heeft ervoor gekozen om bepaalde activiteiten uit te besteden of te laten begeleiden/ondersteunen door Compaan HR. Dit gebeurt voor verschillende doeleinden. In deze privacyverklaring leggen wij uit waar we uw gegevens voor nodig hebben en wat we er mee doen.
Compaan HR vindt correcte en veilige omgang met deze gegevens van groot belang en houdt zich aan de regels die gelden op het gebied van privacy. Compaan HR is het aan haar klanten en hun sollicitanten en medewerkers verplicht om verantwoordelijk en zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan.

Wat zijn persoonsgegevens

Volgens de wet zijn persoonsgegevens die gegevens die herleidbaar zijn naar een identificeerbare natuurlijke persoon, in de privacywetgeving de betrokkene genoemd. Naam, geboortedatum, contactgegevens en een pasfoto en combinaties hiervan zijn voorbeelden van persoonsgegevens. Daarnaast kent de wet nog de categorie bijzondere persoonsgegevens, dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Denk hierbij aan een BSN, gegevens met betrekking tot ras, gezondheid, religie en gegevens betreffende kinderen. Wettelijk is bepaald dat deze gegevens niet verwerkt mogen worden of slechts onder strenge voorwaarden.

Waarom wij gegevens van u verwerken

Compaan HR verwerkt uw persoonsgegevens om opdrachtgevers, werkgevers met medewerkers in loondienst, te kunnen begeleiden en ondersteunen zodat zij de verplichtingen als werkgever kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld uw gegevens nodig om een arbeidsovereenkomst op te kunnen stellen, u in geval van ziekte te kunnen melden bij een arbodienst of om een sollicitatieproces goed te kunnen begeleiden. Maar ook om contact met u op te nemen indien u het contactformulier heeft ingevuld op de website of te kunnen communiceren bij vragen en/of klachten en om marketing en sales activiteiten uit te voeren.

Voor verschillende doeleinden gelden verschillende regels op het gebied van het verwerken en opslaan van persoonsgegevens. Zo gelden voor het in acht nemen van privacyaspecten op het gebied van ziekte en verzuim andere normen dan voor bijvoorbeeld het vastleggen van gegevens ten behoeve van sollicitaties of het vastleggen van gegevens ten behoeve van een correcte personeelsadministratie.

Hoe beschermen en bewaren we persoonsgegevens

Het uitgangspunt is dat wij niet meer gegevens vragen en verwerken dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van de ondersteuning van opdrachtgevers, zijnde werkgevers en de direct daaruit voortvloeiende werkzaamheden. Als voor het verwerken van gegevens uw expliciete toestemming nodig is dan vragen wij die toestemming alvorens de gegevens te verwerken.

Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig is of dan wettelijk is voorgeschreven. Wij bepalen de bewaartermijn op basis van de wet- en regelgeving. De meeste gegevens uit het personeelsdossier waar Compaan HR over beschikt bewaren wij 2 jaar vanaf het moment van uitdiensttreding.

Wij hebben passende technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen, waaronder versleuteling middels een SSL-certificaat en het versturen van vertrouwelijke gegevens via Zivver, zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij verwerken.
Wij gaan zorgvuldig met de persoonsgegevens om en zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

Welke gegevens wij van u verwerken

Wij verwerken diverse soorten gegevens van u, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u hebben gekregen of via uw werkgever.
Het gaat hier om bv. de volgende gegevens;

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Kopie ID bewijzen
• Burgerservicenummer (BSN)
• Financiële gegevens
• Gegevens over uw activiteiten op onze website
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt

Daarnaast kunnen we gegevens over uw arbeidsverleden en uw functioneren (bijvoorbeeld het navragen van referenties bij eerdere werkgevers) verwerken. Deze gegevens hebben wij nodig om ervoor te zorgen dat de werkgever de wettelijke plichten na te komen. Als uw deze gegevens niet verstrekt, kan de werkgever zijn verplichtingen niet nakomen.

Hoe wij omgaan met uw gegevens

Bij het verwerken van uw gegevens gaan wij altijd uit van transparantie, noodzakelijkheid en terughoudendheid. Wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze dienstverlening aan een klant, werkgever ,na te komen.

Dit betekent ook dat wij uw gegevens niet zullen gebruiken of delen met derde partijen voor andere doeleinden dan wij in deze privacyverklaring noemen. De verwerking van persoonsgegevens wordt alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevens Bescherming (AVG).

Wij zijn (namens onze klanten) in enkele gevallen genoodzaakt om uw gegevens met diverse organisaties te delen, waaronder;

• UWV
• Arbodienst
• Belastingdienst
• Jurist/advocatenkantoor
• Accountant
• Lease maatschappij
• Pensioenuitvoerder

Uw rechten als medewerker

Als klant en als medewerker van de klant stellen wij u graag in staat om gebruik te maken van de wettelijke rechten die u heeft onder het privacy recht. De rechten die u als betrokkene heeft in het kader van de privacywetgeving zijn: Recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, overdracht en het recht van bezwaar.

Dit betekent dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van u verwerken of wie toegang heeft (gehad) tot uw gegevens.
Daarnaast kun u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of geheel te wissen uit de systemen of dossiers. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Als u ons verzoekt om uw gegevens te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke vereisten en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Het is niet altijd mogelijk om aan een beroep op deze rechten te voldoen. Bijvoorbeeld als wij namens de klant, werkgever, gehouden zijn aan wettelijke bewaartermijnen, die voor bepaalde gegevens gelden.

Ook heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens die u aan ons heeft doorgegeven, die wij verwerken, aan u over te dragen of aan een andere organisatie.

Als u niet tevreden bent met de gang van zaken rondom de bescherming van uw persoonsgegevens en de behandeling van uw klacht daarover, dan kunt u een klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is de instantie die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. www.autoriteitpersoonsgegevens.nl